Brief Nedir ve Nasıl Hazırlanır? Nelere Dikkat Edilmeli?

Brief, özellikle iş dünyasında sıkça karşımıza çıkan önemli bir terimdir. Brief proje, kampanya, lansman gibi yaratıcılığın ön plana çıktığı fikirlerin hayata geçirilmesi için kullanılır. Fikirlerin, beklentilerin net bir şekilde ifade edilmesini sağlayan brief, adeta bir yol haritası gibidir. Bu noktada brieflerin, işletmelerin hedeflerine ulaşmasında kritik bir öneme sahip olduğunu söyleyebiliriz. Peki brief nedir ve neden bu kadar önemlidir? Bu yazımızda ''Brief nedir ve nasıl hazırlanir? Brief hazırlarken nelere dikkat edilmeli?'' konusunu ele aldık. 

Brief Nedir?

Brief, bir işletmenin özellikle pazarlama, reklamcılık, tasarım projesi gibi alanlarında, hedefi, misyonu, mesajı ve demografi gibi ayrıntıları özetleyen, basitleştirilmiş bir belgedir. Daha başka bir deyişle brief, paydaşlara proje hakkında ne istediğinizi anlatmanın kısa bir yoludur. 

Brief Neden Önemlidir?

Brief bir projenin başarıya ulaşması için belirlenen amacın bütün ekip tarafından anlaşılmasını sağlar. Ancak sadece bu kadar değildir. İyi bir briefi önemli kılandiğer hususlara aşağıda yer verdik:

• Netlik ve Anlaşılırlık: Bir projenin net ve anlaşılır olmasına yarayan brief, projede görev yapan herkesin aynı hedefe bakmasını sağlar. Böylece farklı ekip üyeleri arasında herhangi bir yanlış anlaşılmanın da önüne geçilir.

• Zaman ve Kaynak Tasarrufu: Ekibin yanlış yollara sapmasına engel olur. Gereksiz deneme yanılma yöntemleriyle uğraşmadan, zaman ve kaynak tasarrufu sağlar.

• Sorumlulukları Belirler: Ekipteki herkesin sorumluluklarını net bir şekilde belirlenmesini sağlar. Bu şekilde işler daha düzenli ve verimli ilerler.

• Risklerin Azalması: Brief sayesinde projenin karşılaşabileceği olası risklerin önüne geçilir ve çözüm önerileri geliştirilir.

• Müşteri İletişimi: Brief aynı zamanda müşteri ve sağlayıcı arasında bir köprü görevi görür. Böylece her iki taraf da beklentilerini net bir şekilde ifade edebilir. 

Brief Kimler Tarafından Verilir?

Bir projenin gerçekleştirilme aşamasında hedefe en kısa yoldan ulaşmayı sağlayan brief, daha çok işe hâkim olan kişiler tarafından verilir. Brief veren kişi şirket yöneticisi, ajans ya da marka danışmanları olabilir. Bu noktada brief veren kişinin konuyu tüm hatlarıyla biliyor olması önem taşır. 

Brief Ne Zaman Kullanılır?

Briefin kim tarafından verildiği kadar ne zaman kullanılacağı da önem taşır. Özellikle yeni bir ürün kampanyası, bir proje veya yaratıcı fikirlerin oluşturma aşamasında brief kullanmak son derece yardımcı olacaktır. Brief farklı beklentilerin oluştuğu durumlarda herkesin tek bir amaç üzerinde yoğunlaşmasına yarar. Aşağıda briefin kullanıldığı başlıca alanlara yer verdik: 

• Reklam ve Pazarlama: Bir reklam kampanyası, ürün lansmanı ya da sosyal medya stratejisi gibi projelerde brief verilebilir. Hedef kitle, mesaj, bütçe, zaman çizelgesi gibi detaylar brief sayesinde netleşir. 

• Yazılım Geliştirme: Bir yazılım projesinde, kullanılacak teknolojiler, yazılımın özellikleri, kullanıcı arayüzü gibi teknik detaylar için de brief kullanılabilir. 

• Ürün Geliştirme: Yeni bir ürünün geliştirilmesi sırasında, ürünün özellikleri, hedef kitle, üretim süreci gibi detaylar da brief de verilebilir. 

• Tasarım: Web sitesinden, logo ya da ürün tasarımına kadar tüm görsel projelerde brief yardımcı olacaktır. Renk paleti, stil, hedef kitle gibi ayrıntılar briefte yer alabilir.

Brief Nasıl Yazılır?

Briefin önemine ve ne zaman ve kim tarafından yapılabileceğine değindikten sonra sırada brief nasıl yazılır bölümü var. İşte adım adım brief yazımı:

• Şirketinizi Tanımlayın: Siz kimsiniz, hangi ürün ve hizmetleri sağlıyorsunuz? Yaratıcı ekibin işi daha iyi anlamasına yardımcı olmak için kimliğinizi tanımlayın. Markanızın kimliğini ve misyonunu anlaşılabilmesi için web sitenize bağlantılar ekleyin.

• Projeyi Özetleyin: Proje nedir ve neyi içerir? Neden bu projeye ihtiyacınız var? Çok ayrıntıya girmeden kısa bir özetle bu konuya yer verin. Örneğin; yeni sezon da mevsimlik ürünleri tanıtmak için şirketinizin web sitesini mi yenileyeceksiniz?

• Hedeflerinizi Açıklayın: Briefin belki de en önemli kısmı, hedefleri netleştirmektir.Projeye başlamadan önce hedeflerinizi ve stratejinizi netleştirin. Proje hedefini geliştirirken zamanlama, olası sonuçlar, ölçülebilir veriler gibi hususları göz önünde bulundurun.

• Hedef Kitlenizi Tanımlayın: Müşteriniz kim? Bu projeyle ya da kampanyayla kime ulaşmaya çalışıyorsunuz? Hedef kitlenin kim olduğuna dair demografik ve diğer bilgileri paylaşın.

• İhtiyacınız Olan Çıktıları Netleştirin: Tanıtım için tek sayfalık bir broşüre mi ihtiyacınız var yoksa 20 adet afişe mi? Baskı için logo gerekli mi? Doğru görselleri sunmak için hangi tür dosyaya ihtiyacınız var peki, JPG, PNG, PSD? Bu standartları önceden belirlemek olası zaman ve maddi kayıpların önüne geçmenize yarar.

• Rakiplerinizi Belirleyin: Rakipleriniz kimlerden oluşuyor? Rekabet ortamının genel bir görünümünü ya da sektörü etkileyen herhangi bir trendi paylaşmak isteyebilirsiniz. Örneğin, logonuzu yeniliyorsanız, rakipleriniz hangi tür logolar ve renkler kullanıyor? Bu ayrıntılar, tasarımcının izleyeceği yönü ve yapması gereken ek araştırmaları bilmesine yarayabilir.

• Ton, mesaj ve stil ayrıntılarını ekleyin: Markanızı anlatan stil ve ses tonu, marka genelinde tutarlı olmalıdır. Verdiğiniz mesajın hedefinizle uyumlu olduğundan emin olun. Ayrıca markanızın misyonu gibi yaratıcı tarafı etkileyebilecek diğer faktörleri de belirtmeyi unutmayın. 

• Zamanlamayı Belirleyin: Proje için bir zamanlama belirlediyseniz bunu da briefe eklemeyi unutmayın. Tüm ekiple tamamlama tarihi üzerinde anlaştığınızdan emin olun. 

• Bütçeyi Belirleyin: Proje için belirlenmiş bir bütçeniz varsa bunu da briefe ekleyin. Tasarımcınızın tahmini bütçenin dışına çıkarsa, başlamadan önce tekrar değerlendirebilirsiniz. 

• Ana Paydaşları Listeleyin: Briefe eklenmesi gereken başka ekip üyeleri, paydaşlar varsa iletişi bilgilerini eklemeyi unutmayın. Teslimatları nasıl almak istediğinizi de bu aşamada belirtebilirsiniz. 

Brief oluştururken dikkate alacağınız bu maddelerle, yalnızca kapsamlı değil etkili bir brief hazırlamış olacaksınız. Yazının devamında bir brief şablonu sizleri bekliyor.

Brief şablonu

Kampanya hedeflerinizi, yaratıcı çıktılarınızı, tarihinizi, bütçenizi vb. belirleyebileceğiniz bir brief şablonu aşağıda yer alıyor:

1 . Şirketinizi Tanımlayın: 

• Şirket Adı: 

• Genel Bakış: (Şirketiniz, ürünler, hizmetler)

• Web Sitesi ve Kaynaklar: (Web siteniz ve diğer kaynaklarınıza bağlantılar ekleyin.)

2. Projeyi Özetleyin:

• Proje Adı:

• Proje Genel Bakışı: (Projenin neleri içerdiğine ve neden gerekli olduğuna dair kısa bilgi verin)

3. Hedeflerinizi Açıklayın:

• Zamanlama: (Bu projeye neden ihtiyacınız olduğunu ve doğru zamanın neden şimdi olduğunu açıklayın)

• Beklenen Sonuçlar : (Ne elde etmeyi umuyorsunuz?)

• Hedef belirleme :(Projenin hedeflerini ana hatlarıyla belirtin)

• Ölçülebilir Veriler : (Bu projenin başarısını nasıl ölçeceğinizi belirtin)

4. Hedef Kitlenizi Tanımlayın: 

• Hedef Kitleniz Kimlerden Oluşuyor:

5. İhtiyacınız Olan Çıktıları Belirtin:

• Teslimatlar : (Dosya biçimleri, boyutları ve diğer ayrıntıları da olmak üzere gerekli teslimatları listeleyin)

6. Rakiplerinizi Belirleyin:

• Rakipler: (Rakiplerin ve sektörü etkileyen trendlerin genel bir görünümünü sağlayın)

• Karşılaştırmalı Analiz: (Rakiplerinizden nasıl farklılaşacağınızı belirtin)

7. Ton, mesaj ve stil ayrıntılarını ekleyin: 

• Ton ve Stil : (Proje için istenilen tonu ve stili tanımlayın)

• Ana Mesajlar : (Stratejik konumlandırma ve ana mesajları ekleyin)

• Referanslar : (Geçmiş kampanyalara, marka stil kılavuzlarına veya diğer ilgili materyallere dair örnekler verin)

8. Zamanlamayı Sağlayın:

• Zaman Çizelgesi: Projenin başlangıç ve bitiş tarihlerini belirtin.

9. Bütçenizi Belirtin:

• Bütçe: (Proje için bütçeyi belirtin. Gerekli ya da gereksiz harcamalara odaklanın)

10. Ana Paydaşları Listeleyin:

• Paydaşlar : (Ana paydaşları, iletişim bilgilerini ve projedeki rollerini listeleyin)

• Geri Bildirim Süreci : (Teslimatların nasıl inceleneceğini ve geri bildirimin nasıl sağlanacağını belirtin)