Fatura Nasıl Kesilir? E Arşiv Nasıl Kullanılır?

İşletme sahipleri, serbest meslek erbabı ve fatura kesmekle yükümlü olan herkes için fatura kesmek, ticaret hayatında yer alan herkesin mutlaka bilmesi gereken bir konudur. Fatura, alıcı ve satıcı arasındaki ticaretin resmi hale geldiğinin bir göstergesidir. Bununla beraber fatura kesme işlemi, muhasebe kayıtlarını tutmak için de gereklidir. Günümüzde teknolojide yaşanan gelişmeler, kâğıt üzerinde elle fatura kesme işlemini dijital ortama taşımıştır. Bu yazıda bilmek isteyenler için e faturanın nasıl kesildiği konusuna yer verdik. Fatura nasıl kesilir? E Arşiv nasıl kullanılır? Yazı boyunca ele alacağımız konular arasında bulunuyor. 

Fatura Nedir?

Fatura, bir mal veya hizmetin satışını belgeleyen, satıcı tarafından alıcıya düzenlenen resmi bir belgedir. Faturanın temel amacı, ticari işlemin detaylarını kaydetmek ve hem alıcı hem de satıcı için yasal bir dayanak oluşturmaktır. Faturalar işlem amaçlarına göre çeşitli türlerden oluşur: 

• Satış faturası

• İrsaliyeli fatura

• Proforma fatura

• İade faturası

• Tevkifatlı fatura

• ÖTV’li fatura

• ÖİV’li fatura

• Stopajlı fatura

• Açık fatura

• Kapalı fatura

• Basılı fatura

• Dijital fatura: e fatura, e arşiv fatura

E Fatura ve E Arşiv Fatura Nedir?

Yukarıda genel anlamda faturanın ne olduğuna ve fatura çeşitlerine değinmiş olsak da asıl konumuz gereği e arşiv faturayı ve nasıl kesildiğini ele aldık. Dijital fatura türleri arasında yer alan e fatura ve e arşiv faturanın ne olduğuna değinerek başlayalım:

E fatura, Matbu faturanın dijital ortamda hazırlanmış halidir. İki firmanın da e-fatura mükellefi olduğu durumlarda, dijital olarak gönderilmektedir. Hukuki değer olarak matbu faturadan hiçbir farklılığı yoktur. Gelir İdaresi, Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak düzenlenir ve elektronik ortamda alıcıya iletilir. 

E arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan firma veya kişilere gönderilmek üzere hazırlanan dijital bir fatura türüdür. Her iki fatura türü de bugün Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından zorunlu hale getirilmiştir. 

E Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

1. E Arşiv fatura esebilmek için ilk olarak E-Devlet üzerinden hesabınıza giriş yapmanız gerekir. E Devlet şifreniz yoksa, edinmek için en yakın PTT şubesine ya da E Devlet kapısına gitmeniz gerekir. E Devlet şifrenizi aldıktan sonra  https://www.turkiye.gov.tr/ adresinden E-Devlet şifrenizle giriş yapın.

2. E Devlet üzerinden oturumunuzu açtıktan sonra ‘’Hizmetler’’ bölümünden ‘’Gelir İdaresi Başkanlığı Hizmetleri’’ bölümüne erişim sağlayın. 

3. GİB hizmetlerine eriştiğinizde, "e-Arşiv Fatura İşlemleri" veya benzeri bir sekmeye tıklayın. Bu adım, e-Arşiv Faturalarınızı oluşturmanız ve yönetmeniz için gereklidir.

4. Bu adımda ‘’E-Arşiv Fatura İşlemleri" sekmesine tıklayın. Fatura oluşturma işlemine başlamak için genellikle "Yeni Fatura Oluştur" ya da buna benzer bir sekmeyi seçmeniz gerekir.

5. Sıradaki adımda faturayı oluşturan fatura bilgilerini girmeniz gerekiyor. Fatura bilgileri şunlardan oluşur:

• Fatura tarihi

• Fatura numarası

• Müşteri bilgileri

• Ürün ya da hizmetlerin tanımı ya da miktarı

• Fiyatlar ve vergiler

• Toplam tutar

Buradaki bilgileri doğru ve eksiksiz girmeniz önemlidir. Zira daha sonra düzeltilmesi zor olmaktadır.

6. Fatura bilgilerini girdikten sonra faturayı elektronik imza ile imzalamanız gerekir. Elektronik imza işletmenizin kimliğini doğrular.

7. Faturayı doğruladıktan ve imzaladıktan sonra, karşınıza E Arşiv Faturasını müşterinize göndermeniz ya da kendinize saklamanız için seçenekler çıkacaktır. Bunun için genellikle "Gönder" veya "Kaydet" seçenekleri yer alır.

8. E Arşiv faturanızı oluşturduktan sonra, yasal gereklilikler kapsamında faturaları arşivlemeniz gerekir. E Arşiv faturayı elektronik ortamda muhafaza edebilirsiniz.

E Arşiv Faturanın Önemi

E Arşiv Fatura, işletmelerin fatura işlemlerini dijitalleştirmelerine ve verimli bir şekilde yönetmelerine olanak tanır. Modern iş dünyasının gerekliliklerine uygun, hızlı ve güvenli bu yöntemin diğer yararlarına aşağıda kısaca yer verdik: 

• E Arşiv fatura, işletmelerin ve tüketicilerin fatura süreçlerini daha verimli hale getirir. 

• Maliyetleri düşürür, zaman tasarrufu sağlar ve çevreye katkıda bulunur. 

• Elektronik dönüşümün bir parçası olarak, işletmelerin dijitalleşmesine yardımcı olur. 

• Gelir idaresi başkanlığının denetimini kolaylaştırır.